Zatrudnienie pierwszego pracownika to ogromny kamień milowy w rozwoju każdej firmy. To dowód na to, że Twój biznes rośnie. Zanim jednak otworzysz szampana i podpiszesz umowę, musisz mieć świadomość, że wraz z nowym członkiem zespołu na Twoje barki spada szereg powinności.
W mojej Kancelarii często spotykam się z przedsiębiorcami, którzy chcą być świetnymi szefami, ale gubią się w gąszczu biurokracji. Prawo pracy bywa bezlitosne dla błędów, dlatego dzisiaj w prostych słowach wyjaśnię Ci, jakie obowiązki ma pracodawca. Skupimy się na fundamentach, które musisz znać, aby uniknąć kar od Inspekcji Pracy i zbudować zgrany zespół.
Katalog podstawowych obowiązków pracodawcy
Zastanawiając się nad tym, co musisz zapewnić swojemu pracownikowi, warto w pierwszej kolejności zajrzeć do art. 94 Kodeksu pracy (k.p.). To właśnie ten przepis stanowi prawny dekalog każdego przedsiębiorcy. Co z niego wynika w praktyce?
1. Terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia
To absolutna świętość. Zgodnie z art. 85 § 2 k.p., wynagrodzenie musisz wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Spóźnienie choćby o jeden dzień czy potrącenie kwoty bez wyraźnej podstawy prawnej (i zgody pracownika) to poważne naruszenie Twoich obowiązków.
2. Informowanie o warunkach zatrudnienia
Zatrudniając nową osobę, nie możesz trzymać jej w niepewności. Zgodnie z art. 29 § 3 k.p., masz obowiązek (w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy) przekazać mu na piśmie kluczowe informacje m.in. o:
-
obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
-
częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
-
wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
-
długości okresu wypowiedzenia.
3. Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy (BHP)
To Ty, jako pracodawca, ponosisz odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa w zakładzie pracy (art. 207 § 1 k.p.). Co to oznacza w praktyce? Zanim pracownik usiądzie do biurka lub stanie przy maszynie, musi przejść szkolenie wstępne BHP (art. 237[3] § 2 k.p.). Musisz też skierować go na badania medycyny pracy (wstępne, a potem okresowe) i pokryć ich koszt. Nie wolno Ci dopuścić do pracy osoby, która nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
4. Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi
Kodeks pracy nakłada na Ciebie obowiązek równego traktowania pracowników w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń (art. 18[3a] k.p.). Dodatkowo, zgodnie z art. 94[3] § 1 k.p., masz prawny obowiązek przeciwdziałać mobbingowi. Jeśli w Twojej firmie dojdzie do nękania, a Ty nie wdrożyłeś żadnych procedur antymobbingowych (np. wewnętrznego regulaminu), pracownik może skutecznie domagać się od firmy zadośćuczynienia.
Dokumentacja pracownicza – papierologia, której nie unikniesz
Nawet jeśli prowadzisz nowoczesny, w pełni cyfrowy biznes, akta osobowe to coś, o co musisz zadbać ze szczególną starannością.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., pracodawca musi prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Obecnie możesz to robić w formie papierowej lub elektronicznej (tzw. e-teczki).
Pamiętaj o okresach przechowywania! Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. dokumentację musisz przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla starszych pracowników z reguły jest to wciąż 50 lat).
Co grozi za niedopełnienie obowiązków?
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to organ, który dba o to, by przepisy nie były tylko martwym tekstem. Jeśli inspektor podczas kontroli wykryje zaniedbania, konsekwencje bywają bolesne.
Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, kto będąc pracodawcą (lub działając w jego imieniu) narusza przepisy prawa pracy – np. nie prowadzi dokumentacji, nakłada kary porządkowe niezgodnie z prawem lub łamie przepisy o czasie pracy – podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. W skrajnych przypadkach (np. złośliwe i uporczywe naruszanie praw pracowniczych) w grę wchodzi nawet odpowiedzialność karna z Kodeksu karnego.
Podsumowanie
Wiedza o tym, jakie obowiązki ma pracodawca, to podstawa stabilnego i bezpiecznego biznesu. Przestrzeganie przepisów Kodeksu pracy to nie tylko unikanie kar finansowych, ale przede wszystkim budowanie wizerunku rzetelnej firmy, która przyciąga najlepszych specjalistów.
Jeśli czujesz, że papierologia Cię przytłacza, nie jesteś pewien, czy Twoje umowy o pracę są aktualne, albo potrzebujesz wdrożyć w firmie procedury antymobbingowe – zapraszam do kontaktu. Kancelaria przeprowadzi audyt Twojej dokumentacji kadrowej i zadba o to, by wszystko było w 100% zgodne z literą prawa. Ty zajmij się rozwojem firmy, a prawo zostaw nam.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Q: Jakie obowiązki ma pracodawca wobec nowego pracownika? A: Przede wszystkim: skierowanie na badania medycyny pracy, zapewnienie szkolenia BHP, podpisanie umowy o pracę (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) oraz przekazanie w ciągu 7 dni pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia.
Q: Czy muszę zgłosić pracownika do ZUS? A: Tak. Jako pracodawca masz obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (czyli od dnia nawiązania stosunku pracy).
Q: Co się stanie, jeśli spóźnię się z wypłatą wynagrodzenia? A: Opóźnienie w wypłacie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracownik ma prawo zażądać odsetek ustawowych za opóźnienie, a w skrajnych przypadkach – rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.
Q: Jak długo muszę trzymać akta osobowe? A: Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano umowę. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r. jest to 50 lat.
Q: Czy mogę nałożyć na pracownika karę finansową za błąd? A: Kodeks pracy (art. 108 k.p.) ściśle określa, za co można nałożyć karę pieniężną (np. za nieprzestrzeganie przepisów BHP, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia czy stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości). Nie można karać finansowo za zwykłe błędy merytoryczne w wykonywaniu obowiązków.