Urlop to nie tylko prawo pracownika, ale też obowiązek pracodawcy. Jednak w praktyce często pojawiają się pytania, które zaczynają się tak samo: czy pracodawca może odmówić urlopu…? A kończą się – zależnie od rodzaju urlopu, sytuacji w firmie i okoliczności po stronie pracownika.
W tym artykule przechodzimy przez wszystkie najczęstsze wątpliwości – od urlopu na żądanie, przez rodzicielski, aż po planowany wypoczynek przed odejściem z pracy.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Teoretycznie – nie. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, które powinien zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ale…
W praktyce – pracodawca może odmówić, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w organizacji pracy. Wyjątek ten wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, dlatego należy pamiętać, że urlop ten nie jest „bezwarunkowy”.
Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?
Tak. Urlop bezpłatny udzielany jest tylko za zgodą pracodawcy i nie przysługuje z mocy prawa. Pracodawca nie musi uzasadniać swojej odmowy – może ją wyrazić swobodnie, nawet jeśli pracownik deklaruje ważny powód osobisty.
Czy pracodawca może odmówić urlopu wychowawczego?
Co do zasady – nie. Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu wychowawczego, jeśli pracownik spełnia określone warunki: m.in. jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy i sprawuje opiekę nad dzieckiem do 6. roku życia (art. 186 § 1 Kodeksu pracy). Odmowa może mieć miejsce tylko w przypadku formalnych braków we wniosku lub niespełnienia wymogów ustawowych.
Czy pracodawca może odmówić urlopu ojcowskiego?
Nie. Urlop ojcowski jest prawem pracownika-ojca i nie wymaga zgody pracodawcy. Po złożeniu wniosku (najpóźniej 7 dni przed planowaną datą), pracodawca jest zobowiązany do jego udzielenia (art. 182³ Kodeksu pracy). Odmowa byłaby naruszeniem prawa.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na wypowiedzeniu?
Nie. Pracodawca może nawet sam narzucić wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ Kodeksu pracy). Pracownik nie może odmówić, ale też nie musi sam wnioskować o urlop – to decyzja pracodawcy.
Czy pracodawca może odmówić urlopu rodzicielskiego?
Nie. Urlop rodzicielski jest uprawnieniem wynikającym z przepisów prawa i jego udzielenie następuje na wniosek pracownika. Warunkiem jest skorzystanie wcześniej z urlopu macierzyńskiego. Odmowa jest dopuszczalna tylko, gdy wniosek złożono po terminie lub w innej formie niż przewiduje prawo.
Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego?
Tak, ale tylko czasowo. Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów lub indywidualnym uzgodnieniem. Pracodawca może przełożyć lub odmówić udzielenia urlopu w danym terminie, jeśli wymagają tego szczególne potrzeby zakładu pracy (art. 164 Kodeksu pracy). Nie oznacza to jednak, że może nie udzielić urlopu w ogóle.
Czy pracodawca może odmówić urlopu zaległego?
Nie. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Brak zgody na jego udzielenie w terminie może skutkować naruszeniem prawa pracy.
Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego?
Nie. Urlop okolicznościowy (np. z powodu ślubu, pogrzebu czy narodzin dziecka) to część urlopu wypoczynkowego udzielanego z konkretnego powodu. Pracodawca musi go udzielić, jeśli pracownik spełnia warunki formalne i złoży odpowiedni wniosek.
Czy pracodawca może odmówić urlopu opiekuńczego?
Nie. Pracownik ma prawo do 5 dni bezpłatnego urlopu opiekuńczego w roku kalendarzowym, by zapewnić osobistą opiekę członkowi rodziny lub osobie bliskiej (art. 173¹ Kodeksu pracy). Odmowa jego udzielenia – bez ważnej przyczyny formalnej – jest niezgodna z prawem.
Czy pracodawca może odmówić urlopu rodzicielskiego ojcu?
Nie. Ojciec ma prawo skorzystać z urlopu rodzicielskiego po urodzeniu dziecka – na takich samych zasadach jak matka, pod warunkiem spełnienia warunków formalnych. Wniosek musi być złożony w odpowiednim terminie, a pracodawca nie ma prawa odmówić, jeśli wszystko jest prawidłowe.
Czy pracodawca może odmówić urlopu tacierzyńskiego?
Nie, jeśli został spełniony warunek rezygnacji przez matkę dziecka z części urlopu macierzyńskiego. Tacierzyński to potoczna nazwa części urlopu macierzyńskiego, z której może skorzystać ojciec. Jego udzielenie jest obowiązkowe, jeśli złożono poprawny wniosek.
Czy pracodawca może odmówić urlopu z powodu siły wyższej?
Nie. Pracownik ma prawo do 2 dni (lub 16 godzin) urlopu z powodu siły wyższej, czyli nagłych sytuacji rodzinnych wymagających natychmiastowej obecności (art. 148¹ Kodeksu pracy). Urlop jest płatny w 50%, a pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, jeśli zostały spełnione formalności.
Czy pracodawca może odmówić urlopu planowanego?
Tak, ale tylko w wyjątkowych przypadkach. Zgodnie z art. 164 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca może przesunąć termin planowanego urlopu z powodu szczególnych potrzeb zakładu pracy. Pracodawca nie może jednak bezterminowo odwlekać urlopu – pracownik ma prawo do odpoczynku.
Podsumowanie
Choć urlop to prawo, a nie przywilej – jego udzielanie nie zawsze jest automatyczne. W wielu przypadkach – jak przy urlopach rodzicielskich czy opiekuńczych – pracodawca nie ma prawa odmówić, o ile zachowane są terminy i forma wniosku. W innych – np. przy urlopie wypoczynkowym czy na żądanie – ma pewien margines decyzji, ale nie może działać arbitralnie.
Zawsze warto znać swoje prawa – i znać granice obowiązków pracodawcy. W razie problemów z udzieleniem urlopu – szczególnie w sprawach rodzinnych lub spornych – pomoc prawnika może pomóc szybko wyjaśnić sytuację i zabezpieczyć Twoje interesy.