Zwolnienie pracownika to jedna z najtrudniejszych decyzji w życiu każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy powodem są cięcia kosztów, czy brak zaangażowania ze strony podwładnego, wręczenie wypowiedzenia zawsze wiąże się ze stresem.
Jednak emocje to jedno, a przepisy – drugie. W Sądzie Pracy nie ma miejsca na sentymenty, liczą się dokumenty i procedury. Błąd w piśmie rozwiązującym umowę może Cię słono kosztować: od konieczności przywrócenia pracownika do pracy, aż po wypłatę wysokiego odszkodowania.
Dlatego w dzisiejszym wpisie wyjaśnię krok po kroku, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, o czym absolutnie nie możesz zapomnieć i w jakie pułapki prawne najczęściej wpadają przedsiębiorcy.
Co musi zawierać prawidłowe wypowiedzenie?
Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli. Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy (k.p.), oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie. Co dokładnie musi się w nim znaleźć?
-
Dane stron: Twoje dane (jako pracodawcy) oraz dane pracownika.
-
Oświadczenie woli: Jasny i czytelny komunikat, np.: „Niniejszym wypowiadam Panu/Pani umowę o pracę zawartą w dniu [data] r. w [miejsce]”.
-
Okres wypowiedzenia: Wskazanie, jaki okres wypowiedzenia obowiązuje pracownika.
-
Pouczenie o odwołaniu: To absolutny obowiązek! Zgodnie z art. 264 § 1 k.p., musisz poinformować pracownika, że przysługuje mu prawo odwołania się do Sądu Pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma (musisz wskazać konkretny sąd, do którego pracownik może złożyć pozew).
-
Miejsce na podpis: Twój (jako osoby uprawnionej do reprezentacji) oraz miejsce na podpis pracownika potwierdzający odbiór.
Ważne: Odmowa przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika nie sprawia, że jest ono nieważne! Jeśli pracownik nie chce podpisać dokumentu, sporządź notatkę służbową w obecności świadka (np. innego pracownika), że wypowiedzenie zostało wręczone i pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią.
Uzasadnienie wypowiedzenia – nowość dla umów na czas określony!
Jeszcze do niedawna pracodawcy chętnie zatrudniali na czas określony, bo takich umów nie trzeba było uzasadniać przy zwalnianiu. To się zmieniło!
Po nowelizacji Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku, zgodnie z art. 30 § 4 k.p., oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony ORAZ na czas określony musi wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.
Przyczyna musi być prawdziwa, konkretna i zrozumiała dla pracownika. Zwroty takie jak „utrata zaufania” czy „niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków” są zbyt ogólnikowe i niemal na pewno przegrają w Sądzie Pracy. Zamiast tego napisz: „Przyczyną wypowiedzenia jest powtarzające się spóźnianie do pracy w dniach X, Y, Z, pomimo wcześniejszych upomnień ustnych” lub „Likwidacja stanowiska pracy z przyczyn ekonomicznych”.
Terminy – ile wynosi okres wypowiedzenia?
Długość okresu wypowiedzenia zależy od tego, jak długo dany pracownik jest zatrudniony u Ciebie w firmie (wlicza się tu cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy).
Zgodnie z art. 36 § 1 k.p., dla umów na czas określony i nieokreślony okresy te są identyczne i wynoszą:
-
2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy.
-
1 miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.
-
3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Uwaga: Inaczej wygląda to przy umowach na okres próbny (art. 34 k.p.). Tutaj wypowiedzenie wynosi: 3 dni robocze (okres próbny do 2 tygodni), 1 tydzień (okres próbny dłuższy niż 2 tygodnie) lub 2 tygodnie (okres próbny wynoszący 3 miesiące).
Kiedy NIE wolno wręczyć wypowiedzenia? (Ochrona przed zwolnieniem)
To jeden z najczęstszych błędów pracodawców. Prawo pracy chroni pracowników w określonych sytuacjach życiowych.
Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. zwolnienie lekarskie L4), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
Dodatkowo przed zwolnieniem chronione są m.in.:
-
Kobiety w ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego (art. 177 k.p.).
-
Pracownicy w wieku przedemerytalnym (brakuje im nie więcej niż 4 lata do emerytury – art. 39 k.p.).
Zwolnienie ze świadczenia pracy
Często pracodawca obawia się, że zwalniany pracownik, mając przed sobą np. 3 miesiące wypowiedzenia, będzie działał na szkodę firmy lub psuł atmosferę w zespole. Co wtedy?
Z pomocą przychodzi art. 36[2] k.p. Możesz jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, zachowując jego prawo do pełnego wynagrodzenia. Warto zawrzeć taką klauzulę od razu w treści pisma rozwiązującego umowę.
Podsumowanie
Wiedza o tym, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, to podstawa bezpiecznego prowadzenia biznesu. Pamiętaj: precyzyjne wskazanie przyczyny, odpowiednie wyliczenie okresu wypowiedzenia i pouczenie o Sądzie Pracy to Twoje tarcze ochronne.
Jeśli szykujesz się do trudnego rozstania z pracownikiem, zwłaszcza gdy w tle jest konflikt, nie korzystaj z darmowych wzorów z internetu. Skontaktuj się z moją Kancelarią. Przeanalizujemy powody zwolnienia i przygotujemy dokumenty tak, aby zminimalizować ryzyko kosztownego procesu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Q: Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę? A: Dokument musi być sporządzony na piśmie. Powinien zawierać oświadczenie o wypowiedzeniu, datę, zachowany okres wypowiedzenia, rzetelne uzasadnienie (przy umowach na czas określony i nieokreślony) oraz pouczenie o 21 dniach na odwołanie się do Sądu Pracy.
Q: Czy mogę zwolnić pracownika na zwolnieniu lekarskim (L4) lub na urlopie? A: Co do zasady – nie. Art. 41 Kodeksu pracy wyraźnie zabrania wypowiadania umowy w czasie urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności (L4), chyba że firma ogłasza upadłość lub likwidację.
Q: Jakie są okresy wypowiedzenia? A: Zależą od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie (zatrudnienie poniżej 6 miesięcy), 1 miesiąc (od 6 miesięcy do 3 lat) lub 3 miesiące (zatrudnienie powyżej 3 lat). Dotyczy to zarówno umów na czas określony, jak i nieokreślony.
Q: Czy muszę podawać powód wypowiedzenia na umowie na czas określony? A: Tak. Zmiany w Kodeksie pracy z kwietnia 2023 r. zrównały pod tym względem umowy na czas określony z tymi na czas nieokreślony. Przyczyna musi być konkretna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika.
Q: Co zrobić, gdy pracownik nie chce podpisać wypowiedzenia? A: Odmowa podpisu nie blokuje zwolnienia. Należy w obecności świadka (innego pracownika) wręczyć pismo i sporządzić notatkę, że pracownik miał możliwość zapoznania się z dokumentem, ale odmówił złożenia podpisu. Wypowiedzenie jest wtedy prawnie skuteczne.